マイナンバーHP（内閣府）FAQを更新④（民間事業者における取扱いに関する質問）
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内閣府のHPの「よくある質問（FAQ）が更新されました。更新されたFAQは（2015年9月回答）となっています。
コールセンターの平日の開設時間も22時まで延長し、土日祝の対応も始まりました。
更新された項目は次のとおりです。（以下、内閣府HPより引用）
Ｑ4－2－6 広く事業場が分散し、各事業場に数人から数百人単位で従業員が就業している当社では、通常の事務取扱を、①地域ごとに集約した事務センター（数名～数十名の事務担当者を配置）、②各事業場単位の事務部門（数名の事務担当者を配置）において行っています。この場合個人番号の取得については、①②の各事務センター、事務部門を「事務取扱担当者」として指定し、実施させることで問題ないでしょうか。
Ａ4－2－6 社内のルールとして、事務取扱担当者を明確にし、誰が責任者で、誰が確認したかを明確にしていただければ問題ありません。必要なときに、会社として確認できる体制を整えてください。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－7 不動産の使用料等の支払調書の提出範囲は、同一人に対するその年中の支払金額の合計が所得税法の定める一定の金額を超えるものとなっていますが、その一定の金額を超えない場合は個人番号の提供を求めることはできませんか。
Ａ4－2－7 不動産の賃貸借契約については、通常、契約内容で一か月当たりの賃料が定められる等、契約を締結する時点において、既にその年中に支払う額が明確となっている場合が多いと思われます。したがって、契約を締結する時点で、契約内容によってその年中の賃料の合計が所得税法の定める一定の金額を超えないことが明らかな場合には、支払調書の提出は不要と考えられますので、契約時点で個人番号の提供を求めることはできません。
一方、年の途中に契約を締結したことから、その年は支払調書の提出が不要であっても、翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために当該個人番号の提供を求めることができると解されます。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－8 契約の締結時点で支払金額が定まっておらず、支払調書の提出要否が明らかでない場合、その契約の締結時点で個人番号の提供を求めることができますか。
Ａ4－2－8 顧客との法律関係等に基づいて、個人番号関係事務の発生が予想される場合として、契約の締結時点で個人番号の提供を受けることができると解されます。その後、個人番号関係事務が発生しないことが明らかになった場合には、できるだけ速やかに個人番号を廃棄又は削除する必要があります。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－9 株式や投資信託の取引を行うために、特定口座ではなく、いわゆる「一般口座」（証券口座・投資信託口座）を開設する場合、その口座開設時点で個人番号の提供を求めることができますか。
Ａ4－2－9 株式や投資信託の取引を行うために証券口座や投資信託口座を開設するのであり、その口座開設時点で将来株式や投資信託の取引に基づいて個人番号関係事務が発生することが想定されますので、いわゆる「一般口座」についても、口座開設時点に個人番号の提供を求めることができると解されます。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－10 人材派遣会社は、派遣登録を行う時点で、登録者の個人番号の提供を求めることはできますか。
Ａ4－2－10 人材派遣会社に登録したのみでは、雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されず、いまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため、原則として登録者の個人番号の提供を求めることはできません。ただし、登録時にしか本人確認をした上で個人番号の提供を求める機会がなく、実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合には、雇用契約が成立した場合に準じて、個人番号の提供を求めることができると解されます。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－1－2 雇用関係にあることで身元確認を行う場合、雇用時の確認書類が履歴書だけでも問題はないのか？
Ａ4－3－1－2 履歴書だけでは採用時の本人確認が十分ではありません。採用時に番号法や税法で定めるものまたは国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類（運転免許証、写真付き学生証等）による確認を行っている必要があります。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－7 番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか。
Ａ4－3－7 番号法上の本人確認の措置を実施するにあたり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。なお、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－8 収集・提供した個人番号に誤りがあった場合、個人番号関係事務実施者である事業者に責任は及びますか。
Ａ4－3－8 個人番号に誤りがあった場合の罰則規定はありませんが、番号法第16条により、本人から個人番号の提供を受けるときは、本人確認（番号確認と身元確認）が義務付けられており、また、個人情報保護法第19条により、正確性の確保の努力義務が課されています。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－9 講師へ講演料の支払が発生し、翌年以降も継続して報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に利用する場合、本人確認を行う必要はありますか。
Ａ4－3－9 前年の講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けた個人番号は、翌年以降も継続的に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができる為、改めて本人確認を行う必要はございません。 ただし、番号の変更に伴い再度個人番号の提供を受ける場合には番号確認と身元確認が必要になります。（2015年9月回答）
Ｑ4－4－5 「事務取扱担当者の明確化」は、役割や所属等による明確化のように個人名による明確化でなくてもよいですか。
Ａ4－4－5 部署名（○○課、○○係等）、事務名（○○事務担当者）等により、担当者が明確になれば十分であると考えられます。ただし、部署名等により事務取扱担当者の範囲が明確化できない場合には、事務取扱担当者を指名する等を行う必要があると考えられます。（2015年9月回答）
Ｑ4－4－6 新たに特定個人情報の保護に係る取扱規程等を作成するのではなく、既存の個人情報の保護に係る取扱規定等を見直し、特定個人情報の取扱いを追記する形でもよいですか。
Ａ4－4－6 既存の個人情報の保護に係る取扱規程等がある場合には、特定個人情報の取扱いを追記することも可能と考えられます。（2015年9月回答）
Ｑ4－4－7 顧客の個人番号を適法に保管している場合であっても、新しい契約を締結するごとに改めて個人番号の提供を求める必要がありますか。
Ａ4－4－7 適法に保管している個人番号は、当初特定した利用目的の範囲内であれば、改めて個人番号の提供を受けることなく、新しい契約に基づいて発生する個人番号関係事務に利用することができます。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－4 分社化に際しては、どのように取り扱うべきでしょうか。
Ａ4－5－4 分社化の場合、再取得の必要はなく、取得済みの特定個人情報を必要な限度で提供することが可能です。 番号法19条第5項には、「特定個人情報の取扱いの全部もしくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供するとき」に提供制限が解除されるという規定があり、分社化の場合はこれに含まれます。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－5 「グループ内であっても他の会社の情報を閲覧できない」となっていますが、グループ全体で人材情報を管理し、業務運用することで効率化を図っているなか、個人番号に限ってグループ内の個社単位で個別に管理することは非効率です。安全管理措置の一環と考えますが、基準をグループ個社単位とされている根拠を教えてください。
Ａ4－5－5 番号法上、個人から法人、法人から法人など、ある組織や個人を越えて動くことは、「第三者への提供」と整理されています。個人情報保護法上では共同利用を認めていますが、番号法では、個人情報保護法第23条第４項第３号に基づく共同利用を認めていません。グループ内の会社であっても、別会社であれば第三者提供に該当するため、番号法第19条で認められている場合でなければ、提供することはできません。 ただし、本人確認などは委託が可能です。例えば、グループの本社に委託して本人確認を行い、本社から情報をもらうという整理は可能です。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－6 住宅の取得に関する借入れ（住宅ローン）等で個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を使用することはできますか。
Ａ4－5－6 給与所得の源泉徴収票は、住宅の取得に関する借入れ（住宅ローン）等で使用することが想定されますが、そのような場合は、番号法第19条各号において認められている特定個人情報の提供に該当しません。したがって、そのような場合に、給与所得の源泉徴収票を使用する場合には、個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となります。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－7 個人番号を記載しなければ、支払調書等の写しを本人に送付することはできますか。
Ａ4－5－7 本人の個人番号を含めて全ての個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングすれば、番号法上の提供制限の適用を受けないことから、個人情報保護法第25条に基づく開示の求めによらず、支払調書等の写しを本人に送付することが可能です。（2015年9月回答）
Ｑ4－6－1 従業員の個人番号を廃棄するタイミングについて教えてください。
Ａ4－6－1 個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。（2015年9月回答）
Ｑ4－6－2 個人番号の廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されますか。
Ａ4－6－2 廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。（2015年9月回答）
Ｑ4－6－3 個人番号の保存期間の時限管理を回避するために、契約関係が終了した時点で個人番号を削除することはできますか。
Ａ4－6－3 所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては、契約関係が終了した時点で削除することはできないと考えられます。（2015年9月回答）
Ｑ4－7－1 故意でなく個人番号や特定個人情報等が漏えいしてしまった場合でも罰則が適用されますか。（例：サイバー攻撃等で情報が漏れた場合等）
Ａ4－7－1 過失による情報漏えいに、いきなり罰則ということはありません。ただし、漏えいの様態によっては、特定個人情報保護委員会から改善を命令される場合があり、それに従わない場合、罰則はありえます。以上は刑事罰の場合ですが、民事の場合は、過失でも損害賠償請求をされる可能性はあります。（2015年9月回答）
【参考】刑法法規の解釈・適用は裁判所や捜査機関の権限となりますので、一般論となりますが、特定個人情報の漏えいが起きた場合には、番号法第67条から第75条に基づき、 罰則の構成要件に該当すれば、処罰されます。これらの罰則は、故意がなければ構成要件を満たしません。
コールセンターの平日の開設時間も22時まで延長し、土日祝の対応も始まりました。
更新された項目は次のとおりです。（以下、内閣府HPより引用）
Ｑ4－2－6 広く事業場が分散し、各事業場に数人から数百人単位で従業員が就業している当社では、通常の事務取扱を、①地域ごとに集約した事務センター（数名～数十名の事務担当者を配置）、②各事業場単位の事務部門（数名の事務担当者を配置）において行っています。この場合個人番号の取得については、①②の各事務センター、事務部門を「事務取扱担当者」として指定し、実施させることで問題ないでしょうか。
Ａ4－2－6 社内のルールとして、事務取扱担当者を明確にし、誰が責任者で、誰が確認したかを明確にしていただければ問題ありません。必要なときに、会社として確認できる体制を整えてください。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－7 不動産の使用料等の支払調書の提出範囲は、同一人に対するその年中の支払金額の合計が所得税法の定める一定の金額を超えるものとなっていますが、その一定の金額を超えない場合は個人番号の提供を求めることはできませんか。
Ａ4－2－7 不動産の賃貸借契約については、通常、契約内容で一か月当たりの賃料が定められる等、契約を締結する時点において、既にその年中に支払う額が明確となっている場合が多いと思われます。したがって、契約を締結する時点で、契約内容によってその年中の賃料の合計が所得税法の定める一定の金額を超えないことが明らかな場合には、支払調書の提出は不要と考えられますので、契約時点で個人番号の提供を求めることはできません。
一方、年の途中に契約を締結したことから、その年は支払調書の提出が不要であっても、翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために当該個人番号の提供を求めることができると解されます。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－8 契約の締結時点で支払金額が定まっておらず、支払調書の提出要否が明らかでない場合、その契約の締結時点で個人番号の提供を求めることができますか。
Ａ4－2－8 顧客との法律関係等に基づいて、個人番号関係事務の発生が予想される場合として、契約の締結時点で個人番号の提供を受けることができると解されます。その後、個人番号関係事務が発生しないことが明らかになった場合には、できるだけ速やかに個人番号を廃棄又は削除する必要があります。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－9 株式や投資信託の取引を行うために、特定口座ではなく、いわゆる「一般口座」（証券口座・投資信託口座）を開設する場合、その口座開設時点で個人番号の提供を求めることができますか。
Ａ4－2－9 株式や投資信託の取引を行うために証券口座や投資信託口座を開設するのであり、その口座開設時点で将来株式や投資信託の取引に基づいて個人番号関係事務が発生することが想定されますので、いわゆる「一般口座」についても、口座開設時点に個人番号の提供を求めることができると解されます。（2015年9月回答）
Ｑ4－2－10 人材派遣会社は、派遣登録を行う時点で、登録者の個人番号の提供を求めることはできますか。
Ａ4－2－10 人材派遣会社に登録したのみでは、雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されず、いまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため、原則として登録者の個人番号の提供を求めることはできません。ただし、登録時にしか本人確認をした上で個人番号の提供を求める機会がなく、実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合には、雇用契約が成立した場合に準じて、個人番号の提供を求めることができると解されます。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－1－2 雇用関係にあることで身元確認を行う場合、雇用時の確認書類が履歴書だけでも問題はないのか？
Ａ4－3－1－2 履歴書だけでは採用時の本人確認が十分ではありません。採用時に番号法や税法で定めるものまたは国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類（運転免許証、写真付き学生証等）による確認を行っている必要があります。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－7 番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか。
Ａ4－3－7 番号法上の本人確認の措置を実施するにあたり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。なお、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－8 収集・提供した個人番号に誤りがあった場合、個人番号関係事務実施者である事業者に責任は及びますか。
Ａ4－3－8 個人番号に誤りがあった場合の罰則規定はありませんが、番号法第16条により、本人から個人番号の提供を受けるときは、本人確認（番号確認と身元確認）が義務付けられており、また、個人情報保護法第19条により、正確性の確保の努力義務が課されています。（2015年9月回答）
Ｑ4－3－9 講師へ講演料の支払が発生し、翌年以降も継続して報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に利用する場合、本人確認を行う必要はありますか。
Ａ4－3－9 前年の講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けた個人番号は、翌年以降も継続的に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができる為、改めて本人確認を行う必要はございません。 ただし、番号の変更に伴い再度個人番号の提供を受ける場合には番号確認と身元確認が必要になります。（2015年9月回答）
Ｑ4－4－5 「事務取扱担当者の明確化」は、役割や所属等による明確化のように個人名による明確化でなくてもよいですか。
Ａ4－4－5 部署名（○○課、○○係等）、事務名（○○事務担当者）等により、担当者が明確になれば十分であると考えられます。ただし、部署名等により事務取扱担当者の範囲が明確化できない場合には、事務取扱担当者を指名する等を行う必要があると考えられます。（2015年9月回答）
Ｑ4－4－6 新たに特定個人情報の保護に係る取扱規程等を作成するのではなく、既存の個人情報の保護に係る取扱規定等を見直し、特定個人情報の取扱いを追記する形でもよいですか。
Ａ4－4－6 既存の個人情報の保護に係る取扱規程等がある場合には、特定個人情報の取扱いを追記することも可能と考えられます。（2015年9月回答）
Ｑ4－4－7 顧客の個人番号を適法に保管している場合であっても、新しい契約を締結するごとに改めて個人番号の提供を求める必要がありますか。
Ａ4－4－7 適法に保管している個人番号は、当初特定した利用目的の範囲内であれば、改めて個人番号の提供を受けることなく、新しい契約に基づいて発生する個人番号関係事務に利用することができます。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－4 分社化に際しては、どのように取り扱うべきでしょうか。
Ａ4－5－4 分社化の場合、再取得の必要はなく、取得済みの特定個人情報を必要な限度で提供することが可能です。 番号法19条第5項には、「特定個人情報の取扱いの全部もしくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供するとき」に提供制限が解除されるという規定があり、分社化の場合はこれに含まれます。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－5 「グループ内であっても他の会社の情報を閲覧できない」となっていますが、グループ全体で人材情報を管理し、業務運用することで効率化を図っているなか、個人番号に限ってグループ内の個社単位で個別に管理することは非効率です。安全管理措置の一環と考えますが、基準をグループ個社単位とされている根拠を教えてください。
Ａ4－5－5 番号法上、個人から法人、法人から法人など、ある組織や個人を越えて動くことは、「第三者への提供」と整理されています。個人情報保護法上では共同利用を認めていますが、番号法では、個人情報保護法第23条第４項第３号に基づく共同利用を認めていません。グループ内の会社であっても、別会社であれば第三者提供に該当するため、番号法第19条で認められている場合でなければ、提供することはできません。 ただし、本人確認などは委託が可能です。例えば、グループの本社に委託して本人確認を行い、本社から情報をもらうという整理は可能です。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－6 住宅の取得に関する借入れ（住宅ローン）等で個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を使用することはできますか。
Ａ4－5－6 給与所得の源泉徴収票は、住宅の取得に関する借入れ（住宅ローン）等で使用することが想定されますが、そのような場合は、番号法第19条各号において認められている特定個人情報の提供に該当しません。したがって、そのような場合に、給与所得の源泉徴収票を使用する場合には、個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となります。（2015年9月回答）
Ｑ4－5－7 個人番号を記載しなければ、支払調書等の写しを本人に送付することはできますか。
Ａ4－5－7 本人の個人番号を含めて全ての個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングすれば、番号法上の提供制限の適用を受けないことから、個人情報保護法第25条に基づく開示の求めによらず、支払調書等の写しを本人に送付することが可能です。（2015年9月回答）
Ｑ4－6－1 従業員の個人番号を廃棄するタイミングについて教えてください。
Ａ4－6－1 個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。（2015年9月回答）
Ｑ4－6－2 個人番号の廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されますか。
Ａ4－6－2 廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。（2015年9月回答）
Ｑ4－6－3 個人番号の保存期間の時限管理を回避するために、契約関係が終了した時点で個人番号を削除することはできますか。
Ａ4－6－3 所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては、契約関係が終了した時点で削除することはできないと考えられます。（2015年9月回答）
Ｑ4－7－1 故意でなく個人番号や特定個人情報等が漏えいしてしまった場合でも罰則が適用されますか。（例：サイバー攻撃等で情報が漏れた場合等）
Ａ4－7－1 過失による情報漏えいに、いきなり罰則ということはありません。ただし、漏えいの様態によっては、特定個人情報保護委員会から改善を命令される場合があり、それに従わない場合、罰則はありえます。以上は刑事罰の場合ですが、民事の場合は、過失でも損害賠償請求をされる可能性はあります。（2015年9月回答）
【参考】刑法法規の解釈・適用は裁判所や捜査機関の権限となりますので、一般論となりますが、特定個人情報の漏えいが起きた場合には、番号法第67条から第75条に基づき、 罰則の構成要件に該当すれば、処罰されます。これらの罰則は、故意がなければ構成要件を満たしません。
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